Me encanta probar aplicaciones de productividad nuevas, aunque hay una que hace todo lo que busco y a la que acabo volviendo siempre: Trello. Aunque tiene un formato muy sencillo, te da total flexibilidad para simplificar o detallar la información tanto como quieras. Hoy te enseño cómo uso Trello para organizar mis proyectos de traducción y te dejo un enlace para copiar mi tablero y editarlo a tu gusto.
La metodología kanban y Trello
Trello define la metodología kanban en su propio blog como una forma de «visualizar tu trabajo, limitar la acumulación de tareas pendientes y maximizar la eficiencia (o el flujo de trabajo)».
Trello es un tablero virtual organizado en varias columnas que suelen representar los diferentes estados por los que pasa una tarea: pendiente, en proceso y terminada. En Trello, cada tarea es una tarjeta a la que puedes añadir tantos detalles como quieras: fecha de entrega, subtareas, etiquetas, comentarios, nivel de urgencia o prioridad, etc. Conforme avanzas en el proyecto, las tarjetas se van moviendo de una columna a otra según cambian de estado.
¿Por qué prefiero Trello frente a otros gestores de tareas o la clásica agenda de papel? Las herramientas digitales son cómodas porque te permiten modificar lo que escribes sin borrar, reescribir ni pasar páginas. Además, se integran con otros programas, como el calendario, el correo electrónico, el gestor de tareas o una aplicación para tomar notas. Además, si comparo Trello con un gestor de tareas como Todoist (otra de mis apps favoritas desde hace años), prefiero la forma tan visual que tiene Trello de representar el trabajo en tarjetas y columnas y me resulta menos agobiante que una lista de texto.
Cómo organizar tus proyectos de traducción en Trello
Cuanto más simplifiques el proceso, mejor. La idea es que no te lleve mucho tiempo añadir un proyecto nuevo, algo que sí pasa con otras aplicaciones como ClickUp o Asana. Al final de este artículo, te dejo un enlace para hacer una copia de mi plantilla, pero antes voy a explicarte cómo uso el tablero paso a paso.
Organiza el flujo de trabajo en listas
Las listas de Trello te permiten organizar tus proyectos como tú quieras. Por ejemplo, aquí tienes algunas ideas:
- Básico: pendiente > en proceso > terminado
- Por fecha: pendiente > esta semana > hoy > entregado
- Por fases: pendiente > borrador > revisión > entregado > facturado > cobrado
- Por tipo de proyecto: traducción > revisión > subtitulado > localización
- Por cliente: cliente regular A > cliente regular B > clientes puntuales
Cuando empecé a utilizar Trello, organizaba los proyectos por fecha, como en el segundo ejemplo, para ver cuánto trabajo tenía cada semana. Con el tiempo, he ido probando otras cosas y ahora cada lista representa los pasos por los que pasa una traducción, como puedes ver en la imagen anterior. Para ver la carga de trabajo de la semana o el mes, mejor consulto el calendario.
Bonus: si añades cualquiera de los emojis 👖🎉🎊🎇🎆✨ al nombre de una lista, verás una explosión de confeti cada vez que muevas una tarjeta a esa lista. Es un detalle divertido para celebrar que acabas de terminar un proyecto.
Crea una tarjeta para cada proyecto
Cada vez que me llega un encargo nuevo, creo una tarjeta en la lista Pendiente con el nombre del encargo en el título. Hay varias formas de crear una tarjeta nueva:
- Manualmente, haciendo clic en «Añada una tarjeta» al final de la lista.
- Desde el correo electrónico, utilizando el complemento de Trello para Gmail.
- Desde cualquier página web con la extensión One-Click Trello.
El último método es el que más me gusta. Selecciono el texto que quiero añadir como título de la tarjeta, hago clic derecho y envío la selección + página a Trello. La extensión genera automáticamente una tarjeta en la lista que configures por defecto y adjunta el enlace a esa página web.
Añade los detalles del proyecto a la tarjeta
Piensa cuál es la información más importante sobre el proyecto que quieres ver en la tarjeta. Por ejemplo, puedes incluir:
- La fecha de entrega
- El tipo de encargo o la temática con las etiquetas de Trello: traducción, subtitulado, revisión, etc.
- Una lista de comprobaciones (Trello las llama checklist) con lo que quieres repasar antes de entregar
- El importe del encargo con el Power-Up Costello
El plan Estándar de Trello te permite añadir a tus tarjetas campos personalizados (de texto, números, fechas, enlaces o listas desplegables) que puedes utilizar para incluir información como el nombre del cliente o el número de palabras. En mi tablero personal, he creado un campo de fecha para indicar la fecha de entrega de la traducción y utilizo las fechas de inicio y vencimiento de Trello para marcar cuándo voy a trabajar en el encargo.
Ahorra tiempo con las automatizaciones
Si te da pereza tener que introducir a mano todos los detalles de un proyecto, ¡automatízalo! Trello tiene un sistema de automatizaciones muy completo y fácil de usar. Como es algo largo de explicar en profundidad, puedes aprender cómo automatizarlo todo leyendo la guía de Trello, pero voy a darte un ejemplo de cómo aplicarlo en tu tablero.
En mi experiencia utilizando Trello, la forma menos engorrosa de automatizar acciones es creando un botón. Imagina que uno de tus clientes habituales te encarga traducciones cortas todos los días que tienen un plazo de entrega de 24 horas. Puedes crear un botón con el nombre del cliente que haga lo siguiente:
- Aplicar la etiqueta «traducción»
- Fijar la fecha de vencimiento para mañana a las 18:00
- Copiar una checklist de otra tarjeta
- Ordenar la lista Pendientes por fecha de vencimiento
Planifica los proyectos en el calendario
El calendario integrado de Trello es muy útil cuando tienes varios proyectos con fechas de entrega que casi se solapan, ya que te ayuda a organizar la carga de trabajo con solo arrastrar las tarjetas al día que tienes pensado trabajar en cada en cargo.
Hay varias formas de visualizar las fechas de vencimiento de las tarjetas en un calendario. Si usas el plan Premium, tienes disponible la vista Calendario. Esta es mi opción favorita porque te permite estirar las tarjetas para que la fecha de duración abarque varios días. La alternativa gratuita más parecida es instalar el Power-Up Calendario, que funciona casi igual.
Como contaba antes, prefiero distinguir entre la fecha de entrega (en el propio título o en un campo personalizado que se vea en la parte delantera de la tarjeta) y la fecha en la que voy a trabajar en el encargo (la fecha de vencimiento de Trello). Calculo cuánto tiempo me va a llevar el encargo, miro las horas libres que tengo cada día y decido cuándo tengo tiempo para trabajar en esa traducción.
Adjunta los archivos a la tarjeta
Trello es el primer programa que arranco nada más empezar el día. Por eso, es muy cómodo tener a mano todos los archivos y la información de referencia que necesito para empezar a traducir.
Para los encargos que tengo que completar desde la plataforma en línea del cliente (como memoQWeb o Smartling), me basta con hacer clic en el enlace que se guarda en la tarjeta a través de One-Click Trello y que me lleva directamente a la página. Si estoy escribiendo un artículo en Google Docs, lo adjunto con el Power-Up de Google Drive o pego la URL para abrirlo con un solo clic y seguir escribiendo al momento.
Compruébalo todo antes de entregar
Otro de mis detalles favoritos de Trello: las checklists. Antes de dar por terminado un proyecto, creo una lista de subtareas recordándome cosas como pasar el corrector ortográfico, repasar las instrucciones especiales de ese cliente, o cualquier otra cosa que debería revisar antes de entregar. Así, lo tengo justo delante como recordatorio antes de dar por finalizado el encargo.
No hace falta que escribas todas las tareas cada vez que añades una nueva tarjeta. Puedes copiar una checklist que ya exista en otra tarjeta (siempre que la tarjeta no esté archivada). También es posible añadir varias checklists a una misma tarjeta, por si quieres tener una lista general (pasar el corrector, comprobar el formato, etc.) y otra con las instrucciones específicas de ese cliente.
Cómo hacer una copia del tablero
Accede a la plantilla de este tablero y cópialo haciendo clic en el botón «Crear tablero a partir de plantilla». En esta plantilla encontrarás una versión simplificada de mi tablero para que puedas usarlo con el plan gratuito de Trello. No tengas miedo de tocar botones y cambiar lo que quieras para ver qué pasa; los cambios que hagas a tu copia no afectarán a la plantilla.
Como has visto, Trello es una herramienta supercompleta y muy flexible que te sirve para organizar cualquier cosa que se te ocurra. Además de utilizarla para mis proyectos de traducción, también la utilizo para gestionar las relaciones con los clientes (CRM) y para planificar las publicaciones de este blog.
En este artículo solo hemos visto lo más básico sobre cómo organizar el tablero y qué información esencial añadir a las tarjetas, pero ¡aún queda mucho por ver! Hay infinidad de power-ups que añaden nuevas funcionalidades muy útiles a los tableros. Echa un vistazo a la lista de power-ups disponibles, personaliza la imagen de fondo y las etiquetas de tu tablero, crea nuevas tarjetas y ¡diviértete explorando Trello!
