Llega el último día del mes, miras el calendario y ves que toca facturar. ¿Qué sientes? ¿Ilusión? ¿Pereza?
Si te identificas más con la pereza, te entiendo. A nadie le apetece perder el tiempo rebuscando entre los correos, las notas de la agenda y esa hoja de Excel que llevas sin actualizar desde hace una semana para saber qué trabajos están pendientes de facturar o cobrar.
Hoy quiero hablarte de LSP.expert, un programa de gestión hecho por y para traductores. Lo utilizo desde hace casi tres años y reconozco que me ha sido de gran ayuda para agilizar y evitar errores en la facturación. Todos los años, LSP.expert celebra el Día Internacional de la Traducción (30 de septiembre) con una promoción para nuevas suscripciones. Si te planteas darle una oportunidad al programa, en este artículo te cuento cómo funciona y te doy mi opinión sincera sobre LSP.expert después de varios años de uso.
Nota: las capturas de pantalla de este artículo están sacadas de la propia web de LSP.expert con el permiso de sus desarrolladores. Si tienes curiosidad por ver más pantallas y funciones del programa, también puedes consultar el centro de ayuda (en inglés).
¿Qué es LSP.expert?
LSP.expert se define en su web como un sistema centralizado para gestionar proyectos y clientes fácilmente, crear facturas y presupuestos y externalizar servicios. Está diseñado por Caroline Bries (traductora) y Cédric Degallaix (desarrollador) y se lanzó en septiembre de 2016. En la actualidad, cuenta con funciones para:
- gestionar proyectos de traducción
- crear y enviar facturas
- crear y enviar presupuestos
- externalizar servicios a otros traductores
- registrar los gastos del negocio
- gestionar los datos de los clientes
- consultar multitud de informes
LSP.expert es un programa en la nube que funciona desde el navegador, sin necesidad de instalar nada en el ordenador, y se adquiere mediante una suscripción mensual o anual. Hay varios niveles de precios según las funciones que quieras desbloquear y que van desde el plan básico Freelancer hasta el plan Teams con usuarios ilimitados. En su página web puedes ver todos los detalles sobre los precios de LSP.expert y las funciones que incluyen. En este artículo, comento mi experiencia usando el plan Freelancer, que cuesta 150 € al año o 15 € al mes si eliges la facturación mensual.
¿Cómo funciona LSP.expert?
Para que te hagas una idea sobre cómo funciona LSP.expert, repasamos el proceso por el que pasa un encargo de principio a fin, desde el alta del cliente hasta el cobro de la factura.
1. Cómo dar de alta un cliente
Desde la sección de Clientes, puedes ver y administrar la lista de clientes registrados en la base de datos. Cuando creas un nuevo cliente, además de anotar los datos fiscales como el nombre, la dirección y el CIF o VAT, también puedes incluir otros detalles como:
- el idioma de tus presupuestos y facturas
- la moneda
- los impuestos que se aplican
- la tarifa mínima
- el plazo de pago de las facturas
- el periodo de validez de los presupuestos
En las pestañas superiores de la vista Cliente puedes encontrar toda la información sobre las listas de precios (con sus descuentos por concordancias), los encargos creados, los documentos que hayas subido a LSP.expert, las notas sobre los correos que habéis intercambiado, los presupuestos y las facturas.
2. Cómo crear un encargo nuevo
Desde que rediseñaron la interfaz de LSP.expert a principios de este año, crear un encargo nuevo es mucho más rápido. Ahora puedes introducir todos los detalles desde la misma pantalla, como el número de concordancias, la combinación de idiomas o el importe en caso de acordar un precio cerrado. Si quieres registrar varios encargos que forman parte de un proyecto más grande, puedes agruparlos para ver el importe que suman en total y crear facturas parciales o totales.
3. Cómo emitir una factura
Con LSP.expert, el proceso para facturar a final de mes es muy rápido y sencillo. Si no tienes muchos clientes, puedes revisar los trabajos que están pendientes de facturar en la pestaña Clientes o usar los filtros en la pestaña Encargos. Seleccionas los trabajos del mes y haces clic en «Facturar y archivar encargos». Dado que el plazo de pago se indica en el momento de registrar el cliente, la fecha de vencimiento de la factura se calcula de forma automática cuando la generas. También aparecen en la factura el tipo de cambio (si facturas en otra moneda diferente), el desglose de las concordancias, los sobrecargos y los descuentos que apliques. Si todo está en orden, puedes enviar a tu cliente la factura o los recordatorios de pago por correo electrónico sin salir de LSP.expert.
4. Cómo registrar un gasto
Registrar los gastos es muy similar a cómo funcionan los encargos. Añades el nombre, las fechas de vencimiento y pago de las facturas, notas o incluso etiquetas para categorizar los gastos. Si quieres, puedes cargar la factura en PDF para tener toda la información en un mismo lugar. Reconozco que no soy tan diligente para mantener los gastos al día, ya que prefiero guardar mis facturas en una carpeta de Google Drive que comparto con la asesoría, pero tener un registro de los gastos en el programa es muy útil a la hora de consultar los informes.
5. Cómo evaluar si tienes un mes bueno con los informes
Los informes son mi parte favorita de LSP.expert y me dan una visión más completa sobre cómo va el mes, algo que no he conseguido hacer nunca por mi cuenta en Excel. Por ejemplo, los informes te permiten conocer la suma total (en tu moneda principal) de los encargos que has apuntado durante el mes, ver qué servicio te sale más rentable o consultar el nivel de facturación para cada cliente. Aquí tienes una lista de los informes más interesantes que puedes consultar:
- ventas del mes
- ganancias y pérdidas
- cobros (cuánto deberías ingresar cada mes según los plazos de pago)
- ventas por servicio
- ventas por cliente
- tiempo dedicado a cada cliente
- rendimiento (palabras/hora por cada servicio)
- gastos por categoría
Mi opinión sobre LSP.expert
Desde que empecé a usar LSP.expert a finales de 2020, se ha convertido en uno de esos programas indispensables en mi día a día. Siempre tengo la web abierta en una pestaña del navegador y la actualizo al instante cuando recibo o entrego un encargo. Me he acostumbrado a la comodidad de no tener que ir sumando importes en Excel, modificando y fechas y revisando fórmulas por si me equivoco de número o celda. Además, gracias a las plantillas, quedan unas facturas muy profesionales que puedes personalizar con tu logo y colores.
Otras de mis funciones favoritas son los informes, como el de los cobros pendientes, que te muestra cuánto dinero deberías ingresar en tu cuenta bancaria cada mes, trimestre o año según el plazo de pago que has acordado con tus clientes. Me da mucha tranquilidad hacerme una idea aproximada de cuánto voy a cobrar cada mes para ahorrar más o apretarme un poco el cinturón según veo si se avecina un mes bueno o de vacas flacas.
En cuanto a los aspectos que podrían mejorar, reconozco que el precio puede ser difícil de asumir si no tienes mucho volumen de trabajo. Yo tardé un año en dar el paso hasta que conseguí una base de clientes regulares y vi que la comodidad de gestionar más cómodamente los proyectos, la facturación y los cobros merecía la pena, sobre todo cuando cada cliente te pide que uses una plataforma o un procedimiento diferente para tus facturas.
Otro aspecto al que apenas saco partido es el registro de los gastos. Nunca lo llevo al día. Echo en falta la posibilidad de crear gastos recurrentes para los que no varían de mes a mes, como la cuota de autónomos o las suscripciones. No obstante, el equipo de LSP.expert ya ha recibido comentarios de los usuarios y tiene pensado añadir esta función en el futuro. Tampoco he puesto mucho empeño en configurar la función para importar el recuento de palabras y concordancias de las herramientas TAO, y casi prefiero introducir los números a partir del recuento que me manda el cliente.
Conclusión: ¿merece la pena pagar por LSP.expert?
Mi intención con este artículo es darte mi opinión personal sobre el programa después de tres años usándolo a diario. Si alguna vez has sentido curiosidad por saber cómo funciona y si merece la pena, espero haber respondido a tus preguntas.
Hay otros programas más completos de facturación y contabilidad que te ayudan a generar las trimestrales o a hacer la reconciliación bancaria, pero creo que en el día a día se aprovechan más las funciones pensadas por y para traductores, como los plazos y fechas de entrega de los encargos, el ajuste de precio de las concordancias, la aplicación automática de una tarifa mínima para los encargos cortos y el control de tiempo para calcular la rentabilidad. Si bien está bastante enfocado a las agencias de traducción, el plan básico Freelance es suficiente para los traductores autónomos. Además, la interfaz de usuario de LSP.expert es mucho más intuitiva y limpia que otras alternativas también pensadas para traductores, como Protemos (el software que utilizaba antes de pasarme a LSP.expert).
LSP.expert ofrece una prueba gratuita de 30 días que puedes aprovechar para explorar todo lo que ofrece el programa. Además, si te suscribes entre el 28 y el 30 de septiembre, con motivo del Día Internacional de la Traducción puedes conseguir un 30% de descuento sobre la suscripción anual introduciendo el código TRANSLATIONDAY, así que no hay mejor momento que este para probar LSP.expert por tu cuenta.
Nota: por motivos de transparencia, debes saber que este artículo contiene enlaces de afiliados. Eso significa que, si te suscribes a LSP.expert a través de este enlace, puedo llevarme una pequeña comisión sin ningún coste extra para ti. No obstante, mi opinión en este artículo es completamente sincera como usuaria de pago de este programa. Comparto esta recomendación para apoyar al pequeño equipo que hay detrás de LSP.expert y agradecerles su esfuerzo por crear una herramienta tan útil que se ha convertido en indispensable en mi día a día.